Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quan trọng trong việc quản lý và thanh toán các giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp. Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn giúp tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, để thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cần nắm rõ cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quá trình đăng ký hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tuân thủ các quy định pháp lý và tận dụng tối đa lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng trong Nghị định 123 và Thông tư 78 của Bộ Tài chính. Theo đó, các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng quy trình đăng ký và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
1. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử – thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử dễ hiểu
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và tuân thủ quy trình đăng ký theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78. Sau đây là chi tiết hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử về các điều kiện và hồ sơ cần thiết
1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là tổ chức, cá nhân kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam.
- Được cấp mã số thuế.
- Có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực.
- Có hệ thống phần mềm đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế.
- Kê khai, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn.
- Không vi phạm pháp luật về quản lý hóa đơn và chứng từ hợp pháp.
Nếu doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, sẽ không được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
- Đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu của cơ quan thuế).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập.
- Mã số thuế.
- Chứng chỉ chữ ký số.
- Bản kê chi tiết hệ thống phần mềm tạo, tiếp nhận, lưu trữ, xử lý hóa đơn điện tử.
- Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin về các loại hóa đơn mà doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn nhập khẩu, hóa đơn chuyển khoản, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn khác.
1.3 Quy trình, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy trình sau:
Bước 1: Điền đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu của cơ quan thuế) và gửi đến cơ quan thuế trực thuộc Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế trực thuộc Bộ Tài chính.
Bước 2: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và thông báo cho doanh nghiệp biết kết quả đăng ký trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
Bước 3: Nếu hồ sơ đăng ký đầy đủ và đúng quy định, cơ quan thuế sẽ cấp giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc sửa chữa trong vòng 3 ngày làm việc.
Bước 4: Sau khi nhận được giấy phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan để kích hoạt mã số hóa đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử quốc gia (thông qua đường link https://hoadondientu.gdt.gov.vn/).
Bước 5: Khi đã kích hoạt mã số hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh của mình.
2. Một số câu hỏi thường gặp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
2.1 Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các loại hóa đơn hay không?
Theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các loại hóa đơn, bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn nhập khẩu, hóa đơn chuyển khoản, hóa đơn giá trị gia tăng và các loại hóa đơn khác.
2.2 Doanh nghiệp phải tuân thủ những quy định gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định sau:
- Sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm kể từ ngày phát hành.
- Cung cấp hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
- Không được chỉnh sửa hoặc xoá bỏ thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin trên hóa đơn điện tử.
2.3 Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để tạo và lưu trữ hóa đơn điện tử không?
Các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán để tạo và lưu trữ hóa đơn điện tử, tuy nhiên cần đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của cơ quan thuế và được cấp giấy chứng nhận phù hợp.
Tham khảo ngay giải pháp hóa đơn điện tử từ MobiFone – MobiFone Invoice.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – kết luận
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123 và Thông tư 78 là bước quan trọng để các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh. Quy trình đăng ký đơn giản và dễ thực hiện, tuy nhiên doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan để tránh vi phạm và đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần tạo nên một môi trường kinh doanh lành mạnh và hiệu quả.
Thông tin chi tiết xem tại:
Hotline:
