Doanh nghiệp số
Doanh nghiệp số
Chính phủ số
Sản phẩm khác

[Update] Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, để giải quyết những sai sót này, pháp luật đã quy định về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn còn băn khoăn khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và mẫu biên bản nào đúng và mới nhất theo quy định hiện hành. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các thông tin liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP
Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP

1. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Theo đó, biên bản này được lập khi có các lỗi sai về mã số thuế, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn điện tử.

Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Xử lý hóa đơn có sai sót

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”

Theo quy định, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là bắt buộc mà chỉ thực hiện khi hai bên thống nhất về việc điều chỉnh trước khi tạo hóa đơn mới thay thế. Trong trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn đã lập, cần có biên bản ghi rõ những sai sót trong hóa đơn ban đầu trước khi tạo hóa đơn mới để sửa chữa các sai sót đó.

Cụ thể, các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử gồm:

  • Thay đổi mã số thuế của người bán và người mua;
  • Sửa đổi danh sách hàng hóa/dịch vụ đã ghi trong hóa đơn;
  • Thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền của hàng hóa/dịch vụ;
  • Thay đổi nội dung thông tin về địa chỉ, tên công ty, số điện thoại, mã số thuế của người bán và người mua.

2. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành

Hiện nay, để đảm bảo tính chính xác và thống nhất trong việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã ban hành mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư số 78/2014/TT-BTCNghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với các trường hợp sửa đổi số lượng, đơn giá, thành tiền, danh sách hàng hóa/dịch vụ, mẫu biên bản điều chỉnh chung như sau:

Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Chung Cho Các Trường Hợp
Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Chung Cho Các Trường Hợp

Tải file đầy đủ TẠI ĐÂY: Mau Bien Ban Dieu Chinh Hoa Don

3. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý một số điểm sau:

  • Biên bản điều chỉnh phải được lập ngay sau khi phát sinh sai sót trong hóa đơn điện tử;
  • Thông tin trong biên bản phải trùng với thông tin trong hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó;
  • Biên bản điều chỉnh phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và ký xác nhận để bảo đảm tính minh bạch và chính xác.

4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Để giúp các kế toán và doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng và đầy đủ, chúng tôi xin chia sẻ một số hướng dẫn sau:

  • Hoàn thành mẫu biên bản điều chỉnh theo thông tin cần sửa đổi trong hóa đơn điện tử;
  • Lưu ý không thay đổi các thông tin khác không liên quan đến sai sót;
  • Sau khi lập biên bản, kế toán cần chuyển cho người bán để được xác nhận và ký nhận;
  • Cả hai bên giữ lại một bản biên bản đã được ký nhận để sử dụng trong trường hợp kiểm tra hoặc tranh chấp về hóa đơn điện tử.

Kết luận

Qua bài viết trên, chúng ta đã hiểu rõ hơn về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và các quy định mới nhất liên quan đến mẫu biên bản này. Chúng ta cũng nắm được các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh và lưu ý khi lập biên bản để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công việc kế toán. Việc nắm rõ và tuân thủ đúng các quy định về biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh. Chúc các bạn thành công trong công việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử!