Doanh nghiệp số
Doanh nghiệp số
Chính phủ số
Sản phẩm khác

Biên Bản Hủy Hóa Đơn Điện Tử: Mẫu Mới Nhất Và Những Điều Cần Lưu Ý

Trong trường hợp xảy ra sai sót thông tin hoặc khi chấm dứt cung cấp dịch vụ, các doanh nghiệp cần thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử. Mặc dù không bắt buộc, tuy nhiên, việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là cần thiết để đảm bảo sự đồng nhất giữa các bên liên quan. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Biên Bản Hủy Hóa Đơn
Biên Bản Hủy Hóa Đơn

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?

Theo Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:

Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

Vì vậy, khi bạn đã lập hóa đơn điện tử và muốn hủy nó, bạn cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử chỉ áp dụng trong các trường hợp sau:

  1. Hóa đơn điện tử đã được lập nhưng chưa được gửi đi cho khách hàng.
  2. Hóa đơn điện tử đã được gửi đi cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán.
  3. Hóa đơn điện tử đã được gửi đi cho khách hàng và đã được thanh toán, nhưng do lý do nào đó mà bạn cần phải hủy bỏ.

Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi đi và đã được thanh toán, bạn không thể lập biên bản hủy hóa đơn điện tử mà phải thực hiện thủ tục thu hồi hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Hủy hóa đơn khác với tiêu hủy hóa đơn như thế nào?

Trước khi tìm hiểu về mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử, chúng ta cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn.

  • Hủy hóa đơn:
  • Tiêu hủy hóa đơn:
Hủy hóa đơn Tiêu hủy hóa đơn
Là việc làm cho hóa đơn hoặc chứng từ không còn giá trị sử dụng. Điều này có nghĩa là sau khi hủy, hóa đơn đó không thể sử dụng để chứng minh giao dịch nữa và được coi như không còn hiệu lực. Trong trường hợp của hóa đơn điện tử, việc hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn đó không thể sử dụng, bất kể có mã của cơ quan thuế hay không. Là việc xóa bỏ hoàn toàn thông tin về hóa đơn trong hệ thống của cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là hóa đơn đó sẽ không còn tồn tại trong hệ thống và không thể khôi phục lại được. Thông thường, tiêu hủy hóa đơn được áp dụng trong các trường hợp sau:

  • Hóa đơn đã được lập nhưng chưa được gửi đi cho khách hàng.
  • Hóa đơn đã được gửi đi cho khách hàng nhưng chưa được thanh toán.
  • Hóa đơn đã được gửi đi cho khách hàng và đã được thanh toán, nhưng do lý do nào đó mà bạn cần phải xóa bỏ hoàn toàn thông tin về hóa đơn đó.

Vì vậy, khi bạn muốn hủy hóa đơn điện tử, bạn cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử. Còn khi bạn muốn xóa bỏ hoàn toàn thông tin về hóa đơn, bạn cần thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất 2024

Để lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:

  1. Thông tin về hóa đơn cần hủy: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã số thuế của người mua hàng hoặc khách hàng.
  2. Lý do hủy hóa đơn: Bạn cần ghi rõ lý do tại sao bạn muốn hủy hóa đơn này.
  3. Thông tin về người lập biên bản hủy hóa đơn: Tên, chức vụ, số CMND/CCCD và chữ ký của người lập biên bản.
Mẫu Biên Bản Hủy Hóa Đơn
Mẫu Biên Bản Hủy Hóa Đơn

Cách lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin vào mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau để hoàn tất việc lập biên bản:

  1. In biên bản ra giấy và ký tên.
  2. Gửi biên bản đã ký tới khách hàng hoặc người mua hàng để xác nhận.
  3. Nếu khách hàng hoặc người mua hàng đồng ý hủy hóa đơn, họ sẽ ký tên xác nhận trên biên bản và trả lại cho bạn.
  4. Lưu biên bản đã ký tên của cả hai bên.

Kết luận

Việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử là rất quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn. Bằng cách tuân thủ đúng quy định của pháp luật và thực hiện đầy đủ các bước thủ tục, bạn sẽ có thể hủy hoặc thu hồi hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả. Việc này sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ tài chính của doanh nghiệp.