Hóa đơn điện tử đầu vào là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào một cách hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường hiệu suất công việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và giải pháp hiệu quả nhất cho việc này.
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào có gì khác biệt?
Trước khi đi vào chi tiết về cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, chúng ta cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào.
- Hóa đơn đầu vào: Đây là loại hóa đơn thông thường được sử dụng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hóa đơn điện tử đầu vào: Là một dạng tiên tiến hơn của hóa đơn đầu vào, theo quy định của Tổng cục Thuế, tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc này ảnh hưởng đến quy trình xử lý, kiểm tra, xác thực và lưu trữ hóa đơn.
Thực trạng quản lý – xử lý hóa đơn điện tử đầu vào tại các công ty hiện nay
Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào – phân loại – in giấy để lưu trữ
Một số công ty thường nhận hóa đơn điện tử qua email từ các đối tác cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Sau khi nhận được email, kế toán cần phải phân loại hóa đơn theo từng nhà cung cấp, theo ngày tháng để dễ dàng tra cứu và lưu trữ. Một số doanh nghiệp vẫn thói quen in ra hóa đơn điện tử để lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn bằng mắt thường, đối chiếu so sánh với hợp đồng mua hàng thủ công
Sau khi nhận và phân loại hóa đơn, kế toán cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn bằng cách đối chiếu với thông tin trong hợp đồng mua hàng. Quy trình này thường đòi hỏi sự chú ý và cẩn thận để tránh sai sót.
Nhập tay dữ liệu lên phần mềm kế toán hoặc bảng tính excel để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Sau khi kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn, kế toán cần phải nhập dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm kế toán hoặc bảng tính excel để quản lý. Quy trình này đôi khi gặp khó khăn do yêu cầu sự chính xác và chi tiết.
Những bất cập – khó khăn của kế toán khi quản lý thủ công hóa đơn điện tử đầu vào
Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách thủ công thường gặp phải một số bất cập và khó khăn sau:
Mất quá nhiều thời gian xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công – giảm sút hiệu suất công việc
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công đòi hỏi nhiều thời gian và công sức từ kế toán. Việc này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn tạo áp lực cho nhân viên.
Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn – chứng từ điện tử khi cần giải trình
Khi cần tra cứu thông tin từ hóa đơn điện tử để giải trình hoặc kiểm tra, việc này thường gặp khó khăn do dữ liệu không được tổ chức một cách logic và dễ dàng truy xuất.
Thường xuyên gặp sai sót trong quá trình kiểm tra – nhập liệu
Do quy trình kiểm tra và nhập liệu thủ công, kế toán thường gặp phải sai sót như nhập sai thông tin, thiếu sót dữ liệu, dẫn đến sự không chính xác trong quản lý hóa đơn.
Dữ liệu không tập trung dẫn đến quản lý hóa đơn điện tử đầu vào rời rạc thiếu nhất quán
Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách thủ công thường dẫn đến việc dữ liệu không được tập trung, phân loại một cách hợp lý, dẫn đến sự rời rạc và thiếu nhất quán.
Khó khăn trong việc tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn làm báo cáo tài chính
Khi dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào không được quản lý một cách hợp lý, việc tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn để làm báo cáo tài chính trở nên khó khăn và tốn thời gian.
Kết luận
Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là một phần quan trọng trong công việc kế toán của mỗi doanh nghiệp. Việc áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như MobiFone Invoice không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo tính chính xác trong quản lý dữ liệu kế toán.
